Erfaren, mobil og proaktiv driftssekretær til ejendomskontorer på Frederiksberg

Er du handlekraftig, serviceminded og god til beboerservice? Sætter du en ære i at være tilgængelig for beboerne og forstå dem? Er du imødekommende, hjælpsom og nærværende? Ønsker du et alsidigt job med ansvar indenfor administration, planlægning og digital koordinering af opgaver i et boligområde? Og vil du være med i udviklingen af den bedste arbejdsplads, og sikre det bedste servicekontor for vores beboere. Så er driftssekretærstillingen i sekretærfælless[xxxxx]et for Frederiksberg Forenede Boligsels[xxxxx]er og Den Frederiksbergske Boligorganisation lige noget for dig.

Om stillingen
Du vil indgå i et sekretærfælless[xxxxx] bestående af i alt 6 lokale sekretærer, hvor der sparres og opgaver fordeles efter kompetencer samt i tilknytning til de lokale områder.
Du vil have tilknytning til kontorpladser på DFB´s ejendomskontor på Roskildevej 82, 2000 Frederiksberg, samt i FFB´s servicecenter på Kong Georgs vej 86, 2000 Frederiksberg.

Hvem er vi?
Vi er 2 boligorganisationer på Frederiksberg.

Den Frederiksbergske Boligorganisation har pr. 1. maj 2023 samlet tre ejendomme med tilsammen 546 boliger, til én almen boligafdeling ved navn Fællesgårdene.

Frederiksberg Forenede Boligsels[xxxxx]er er, med over 3200 lejemål i 25 boligafdelinger fordelt på hele Frederiksberg, Frederiksbergs største almene boligorganisation.

Hvad bliver du en del af?
Du bliver en del af medarbejderteams i et nært driftsområde, som hver dag bestræber sig på at yde den bedste service overfor beboerne. Vi har en uformel tone og er af den holdning, at det skal være sjovt at gå på arbejde. I det daglige spiller du en stor rolle på ejendomskontoret og servicecenteret som støttefunktion og sekretær for driftens ledelse. I samspil med alle medarbejdere i området bidrager du til at vi alle leverer det bedste til vores beboere og afdelingsbestyrelserne.

Hvad skal du lave?
Dine opgaver som driftssekretær er meget vidtrækkende, og indeholder administrative, økonomiske, sekretær- og koordineringsopgaver. Derfor er det vigtigt, at du trives med mange bolde i luften, og en hverdag der byder på mange forskellige opgaver med fokus på digitale værktøjer samarbejde på tværs.

Eksempler på dine opgaver er

• håndtering af beboerhenvendelser
• udarbejdelse af dagsordener og referater
• fraværsregistrering
• behandling af klagesager
• oprettelse af rekvisitioner og kontering
• ajourføring af økonomiske transaktioner og korrespondance
• arkivering i Unik
• registrering af opgaver fra telefoniske henvendelser, pr. mail og via beboerapp
• samarbejde med interne og eksterne interessenter

For at blive en succes i stillingen kræver det, at du

• kan begå dig på engelsk
• er erfaren bruger af Microsoft Office pakken
• kan dansk retskrivning på højt niveau
• har lyst til at udvikle dine kompetencer indenfor faget
• er struktureret i hverdagen, og kan arbejde med gentagelser
• er serviceminded, tillidss[xxxxx]ende og god til at kommunikere
• er nys[xxxxx]ende, ordentlig og selvstændig
• har et godt overblik og er god til at planlægge og prioritere
• er fokuseret på opgaverne
• befinder dig godt med beboerhenvendelser pr. telefon og digitalt

Har du erfaring fra den private eller almene boligsektor eller er du erfaren bruger af f.eks. UNIK bolig 4, iOpgave og lignende, vil det være en fordel.

Vi stiller store krav til dine personlige og faglige kompetencer, men tilbyder samtidig spændende og afvekslende udfordringer i en organisering med gode kollegaer i udvikling og vækst. Du får gode muligheder for efteruddannelse, og vi tilbyder løn, pension og øvrige vilkår efter gældende overenskomst – suppleret med en god personalepolitik. Der vil i begrænse omfang forekomme møder uden for almindelig arbejdstid.

Stillingen er på 37 timer inkl. frokost.

Ønsker du at høre mere?
Du er velkommen til at kontakte
Chefkonsulent Rasmus Overgaard fra DFB på tlf. [xxxxx]eller
Driftschef Thomas N. Høgh fra FFB på tlf. [xxxxx]

Mail: Rasmus Overgaard rao@[xxxxx]-bolig.dk eller Thomas N. Høgh thhog@[xxxxx]-bolig.dk

Ansøgningsfristen udløber den 2. juni 2024.
Vær opmærksom på at der indkaldes til ansættelsessamtaler løbende som vi modtager ansøgningerne, samt at vi forbeholder os retten til at fjerne stillingsopslaget før udløb hvis vi inden har fundet den rigtige kandidat.

Stillingen ønskes besat snarest muligt og senest 1. juli 2024.

Det er en forudsætning for ansættelsen, at der kan indhentes en børneattest uden anmærkninger samt en ren straffeattest.