Administrativ Assistent

Daglige opgaver

• Bookingovervågning – ind-/udflytninger
• Kasse-opgørelse & rapportering
• Tjek af lejligheder/huse
• Rengøringsplanlægning
• Opdatering af husspecifikke informationer

Gæster

• Ind- og udtjek af gæster
• Tjek af nøgler samt hænge dem på plads
• Opkrævning af ekstra rengøring
• Håndtering af forsikringssager samt dialog med ejer om dette
• Højsæsonsaktiviteter – koordinering og udførelse i samarbejde med det øvrige team
• Håndtering af gæstereklamationer
• Besvare e-mails og rydde op i indbakken, samt sortere i mapper
• Generel oprydning i kontorlokalerne/baglokale/køkken samt tømme skraldespande/opvaskemaskine/vaskemaskine
• Håndtere post & pakker
• Opfyldning af brochurer på hylder og i katalogkasse samt genbestilling
• Arkivering
• Løbende information til Marketing om, hvad sker der i lokalområdet
• Klargøring af velkomstmateriale og nøgler

Husejere

• Opkald fra husejere: Håndtering af boligejeropkald, der kræver hurtige og høflige svar på forespørgsler og bekymringer. Ansvaret omfatter effektiv håndtering af boligejernes behov og samarbejde med relevante afdelinger for at løse problemer. Medarbejderen skal opretholde et højt tilfredshedsniveau hos boligejerne.
• Deltage i spørgsmål fra boligejere på kontoret: At være fysisk til stede på kontoret for at tage sig af alle boligejere, der måtte komme på besøg personligt. Dette indebærer at tage imod walk-in-forespørgsler, yde assistance og sikre, at alle boligejerforespørgsler behandles hurtigt og professionelt.
• Gennemgang af sommerhuse/lejligheder samt efterfølgende dialog og opfølgning
• Vejlede ejerne mhp. på at optimere deres udlejning
• Produktændringer – opdatere lister
• On-boarding/exit af husejere

Rengøringsteam

• Tjek af indflytninger
• Udarbejde opgaver til rengøringspersonalet og serviceteknikere i planlægningsprogrammet

Diverse

• Diverse ad hoc-opgaver
• Varetage andre opgaver der naturligt ligger i en reception også tilkommende opgaver
• Dække ind i teamet, når der er behov
• Villig til jobrotation og tilegne dig viden om alle funktioner
• Villig til efteruddannelse og kursusdeltagelse

Repræsentation

Ejerservice/Kontor-assistenten har pligt til at bære DanCenters firmatøj.

Personprofil

• Serviceminded og imødekommende
• Loyal
• Empatisk
• Teamplayer
• Ansvarsbevidst
• Selvstændig
• Ordenssans
• Synlig person med udpræget situationsfornemmelse
• Mødestabil
• Præsentabel – altid brug af firmatøj
• Hjælpsom og fleksibel i forhold til egne og andres opgaver
• Dansk,Tysk på medium niveau og Engelsk udvidet Niveau

Generelt

Det forudsættes, at du medvirker aktivt i opbygningen og vedligeholdelsen af en positiv firmakultur og team/korpsånd samt varetager virksomhedens omdømme i lokalsamfundet.Samtidig medvirker du til, at såvel sommerhusejere som gæster tydeligt genkender virksomhedens corporate identity, og oplever DanCenter/Danland/Admiral Strand som et professionelt bureau, hvad enten du udfører service via telefon, mail eller personligt.

Kilde: Jobnet.dk