Office Administrator på fuld tid i interimstilling

Motiveres du af at være den, der følger op, altid er et skridt foran og som skaber struktur og fremdrift? Har du erfaring med processtyring og ledelsessupport – gerne fra en større international virksomhed? Er du en naturlig tovholder og kan fungere som kontorets koordinator?

Har du derudover et praktisk servicegen, et skarpt blik for detaljer og kan tale flydende engelsk - så kan vi næsten ikke vente med at læse din ansøgning!

Centrum Personale søger en Office Administrator med et akademisk mindset, et stort servicegen og en praktisk tilgang på vegne af en større finansiel virksomhed, som opererer internationalt.

På det centralt beliggende kontor i København, tæt på al slags offentlig transport, vil du blive en central nøglespiller for dine kollegaer og en vigtig støtte for din Area manager og resten af ledelsesteamet. Virksomheden søger en engageret og serviceminded medarbejder til en interimsperiode på 4-6 måneder – med mulighed for fastansættelse. Stillingen som Office administrator er under udvikling, men der foreligger velkendte strukturer og beskrevne arbejdsgange at tage fat på.

Stillingen er på fuld tid inden for almindelig kontortid og kunne også indebære et par enkelte rejsedage om måneden. Opstart er hurtigst muligt – gerne med det samme.

En nøglefunktion med plads til bredde og dybde

I denne virksomhed kommer du bestemt ikke til at kede dig. Du vil opleve god variation i opgaverne, som dækker opgaver af administrativ og mere kompleks karakter, samt den praktiske drift på et mindre kontor med ca. 30 dygtige kolleger med forskellige fagspecialer.

Du vil få ansvaret for en bred palet af forskelligartede opgaver, som kræver, at du kan navigere i komplekse arbejdsprocesser og stadig bibeholde overblikket. Opgaverne fordrer en solid forretningsforståelse, et nuanceret blik for detaljer og en stor portion selvstændighed.

Dine arbejdsopgaver vil bl.a. indebære:

• Support til ledelsesgruppen
• Generel support og koordinering på tværs af organisationen
• Opdatering og vedligeholdelse af diverse interne systemer og procedurer.
• Opdatering og vedligeholdelse af BCP og retningslinjer til uanmeldte kontrolbesøg, samt sørge for at der er styr på sikkerheds- og brandprocedurer
• Indberetning til relevante myndigheder
• Fakturahåndtering (herunder kontrol af oplysninger og upload i cost-systemer til finansteamet)
• Primær kontaktperson for udlejer, eksterne leverandører og samarbejdspartnere
• Evt. assistere ved eventplanlægning
• Diverse ad-hoc og facility-opgaver (fx indkøb af kontorartikler, varemodtagelse, bemanding af telefon/reception, løbende vedligeholdelse af kontorfaciliteter mv.)

Din faglige baggrund

Du har sikkert en akademisk uddannelsesbaggrund og et par års erfaring med ovennævnte type opgaver fra en større international virksomhed, fx som direktionssekretær/EA, koordinator eller PA.

Du kan begå dig flydende i både skrift og tale på dansk og engelsk (som er koncernsproget).

Du har en god tal- og IT-forståelse og er fuldt fortrolig med Office-pakken, som bliver dit primære arbejdsredskab. Kendskab til SAP og lettere bogholderi vil være en fordel.

Du kan tage selvstændigt ansvar for driften af et kontor og de opgaver, der medfølger – både af praktisk og administrativ karakter – og du kommer længst i denne stilling, hvis du har drive, ambitioner og mod på en stejl læringskurve. Til gengæld får du stor indsigt i ledelsesbeslutninger på både et strategisk og operationelt niveau i en international virksomhed.

Dine personlige egenskaber

Vi forestiller os, at:

• Du tager personligt ejerskab over dine opgaver – store som små – hvad end din Area Manager har behov for din assistance til næste ledergruppemøde eller du bemærker, at kaffemaskinen skal have et servicetjek.
• Du fremtræder imødekommende og har en serviceminded, glad og positiv indstilling.
• Du har gode kommunikations- og samarbejdsevner.
• Du kan give modspil på diplomatisk og konstruktiv vis.
• Du er proaktiv og tager selvstændigt initiativ, hvis du oplever mangler eller ser et behov for optimering.
• Du er altid et skridt foran og det falder dig naturligt at være tovholder og følge op på opgaver, delmål og deadlines.
• Du er en haj til multitasking og navigerer let og elegant mellem forskellige opgaver uden at miste overblikket.
• Du er inkarneret problemknuser og har altid en plan B i baghånden.
• Du er agil og fleksibel, når arbejdsdagen kræver, at du ændrer kurs og fokuserer på andre opgaver end dem, du havde planlagt.

Sådan søger du stillingen som Office Administrator:

Udfyld formularen nedenfor og vedhæft en motiveret ansøgning og dit CV.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte chefkonsulent Tine Nissen Kornum på tlf.: 33 24 40 80 eller via mail: [email protected].

Centrum Personale indkalder løbende kandidater til samtale og afslutter rekrutteringsforløbet, når den rette medarbejder er fundet. Jobannoncen tages af nettet, når vi nærmer os en rekrutteringsløsning og følger således ikke en fast annonceringsperiode.