Ledelsessekretær til staben, Børne- og Ungdomspsykiatri Syddanmark

Er du interesseret i at blive vores nye sekretærkollega i en fusioneret børne- og ungdomspsykiatri? Vil du bidrage til støtte af vores afdelingsledelse og sikre, at de daglige praktiske og administrative opgaver kører glat? Er du dygtig til at holde hovedet koldt, selv når tempoet er højt? Bliver du motiveret af at være den, der holder hjulene i gang, og er du proaktiv og klar til at tage initiativ?
Så kunne det være dig, vi leder efter til en varieret og udfordrende stilling, hvor ingen dage er ens, og den planlagte dagsorden hurtigt kan skifte.
Børne- og Ungdomspsykiatri Syddanmark er en ny fusioneret enhed med fire matrikler og omkring 600 ansatte. Afdelingsledelsen består af en chefsygeplejerske og en cheflæge. Du vil blive en del af vores team på 13 kompetente og dedikerede medarbejdere med en bred og varieret faglig baggrund, som alle støtter hinanden. Du vil referere direkte til lederen af staben.
Vi ønsker stillingen besat fra den 1. september 2024 eller efter nærmere aftale. Arbejdstiden er fastsat til 37 timer om ugen.

Vi søger

• en administrativ medarbejder - du kan være AC-uddannet eller kontoruddannet, - der som hovedopgave skal varetage administrative opgaver relateret til afdelingsledelsen
• det ligger dig naturligt at påtage dig ansvar; du identificerer og adresserer områder, hvor der er potentiale for forbedringer.
• du formulerer dig klart og tydeligt både skriftligt og mundtligt, tilpasset konteksten og målgruppen.
• du kan have flere bolde i luften ad gangen, og er i stand til at være i en proces, hvor tingene skifter retning undervejs og nogle gange skal gå stærkt
• du udviser høj integritet, er moden, ansvarsbevidst og imødekommende på den professionelle måde, og du formår at agere i fortrolige rum
• du har gode IT-kundskaber på bruger- eller superbrugerniveau inden for blandt andet flg. programmer: Microsoft Office Pakken – du kan håndtere Excel på brugerniveau, Acadre, Silkeborg Data, HosInfo

Arbejdsopgaver vil bl.a. være

• generel sekretærbistand til afdelingsledelsen og tovholderfunktion
• forberedelse af møder og udarbejdelse/klargøring af præsentationer, dagsordener, referater mv.
• kontakt og koordinering med interne- og eksterne samarbejdspartnere
• planlægning og koordinering af møder og arrangementer
• personale- og kursusadministration for læger
• føre løn for stab og afdelingsledelse i HosInfo

Vi tilbyder

• fast stilling på fuld tid
• tæt samarbejde med andre stabsmedarbejdere
• indflydelse på opgaver og udvikling af egen funktion
• en spændende arbejdsplads, hvor et godt kollegialt samarbejde vægtes højt
• en uformel omgangstone i et tværfagligt miljø
• et selvstændigt job med mange afvekslende arbejdsopgaver

Om afdelingen
Børne- og Ungdomspsykiatri Syddanmark varetager undersøgelse og behandling af børn og unge mellem 0-17 år med svære psykiatriske problemer, og vi har højt specialiserede funktioner på flere områder. Afdelingen har en aktiv forskningsenhed og et nært samarbejde med Syddansk Universitet (SDU). Børne- og Ungdomspsykiatri Syddanmark er placeret på fire lokationer (Odense, Esbjerg, Vejle og Aabenraa) og beskæftiger cirka 600 medarbejdere. Fra den 1. januar 2025 vil stabsfunktionerne være centraliseret i Odense.

Praktiske oplysninger
Ansøgningsfristen er d. 24. juni 2024, og ansættelsessamtaler forventes afholdt d. 28. juni 2024. Yderligere oplysninger om stillingen fås ved stabsleder Torben Birk Rosbach på tlf. [xxxxx]eller ved ledelsessekretær Helle Bay Andersen på tlf. [xxxxx].

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesforhold sker i henhold til overenskomst mellem den faglige organisation og Danske Regioner, og er omfattet af lokal løndannelse. Dette indebærer, at gensidige lønforventninger skal drøftes ved ansættelsessamtalen. Hvis du ikke allerede er ansat i Region Syddanmark, vil der være en prøvetid på tre måneder. Der indhentes børne- og straffeattest.
Børne- og Ungdomspsykiatri Syddanmark er en røgfri arbejdsplads.

Vi glæder os til at høre fra dig med en uddybning af, hvorfor det lige netop er dig, vi skal ansætte.

Kilde: [xxxxx]