Administrativ kollega til [xxxxx]s Sekretariat

Vil du være med på holdet ift. at sikre stabil drift og udvikling indenfor administration, økonomi, personaleadministration og kommunikation?

Du bliver en del af et forpligtende arbejdsfællesskab, hvor vi alle arbejder på at understøtte vores enheder i at skabe gode liv for beboerne.

Som administrativt team er vores vigtigste kompetence at binde tingene sammen og løse mangfoldige administrative og praktiske opgaver, så vores kollegaer får mest mulig tid til beboerne. Det er vigtigt, at vi i teamet komplimenterer hinanden i den brede opgaveportefølje, og vi sammen prioriterer. Opgaverne spænder bredt inden for økonomi, personaleadministration, beboeradministration, kompetence/kursusadministration, systemadministration, digitalisering, og mangfoldige service og logistik opgaver herunder sekretær- og formidlingsopgaver.

Vi regner med, du har viden og bred erfaring inden for disse opgaver og ikke mindst erfaring med tovholderrollen, som du vil bringe i spil med dine kollegaer i Sekretariatet. De står klar til at byde dig velkommen i vores arbejdsfællesskab for at indvi dig i opgaverne, og hvordan vi koordinerer og samarbejder om dem.

Om dig som person

• Du er kendt for stærke skriftlige kompetencer
• Du er en særdeles god formidler med styr på elementerne i god kommunikation
• Du er systematisk og struktureret, og forstår at planlægge, facilitere, eksekvere og samle op på opgaver og processer
• Du har god tal- og dataforståelse, og ser sammenhænge mellem tal og virkelighed
• Du har styr på rammer og regler indenfor administrative opgaver
• Du har en åben og lyttende tilgang i dine relationer
• Du er serviceminded og positiv
• Du trives i kontakt og samarbejde med mange samarbejdspartnere
• Du kan og vil prioritere opgaver sammen med kollegaer i arbejdsfællesskabet

Ansvar i stillingen

• Administrativt procesansvar i udvalgte opgaver og cirkelarbejde
• Sekretærfunktioner i tværgående samarbejder og cirkler
• Tovholder, skribent og udvikler af forskellige arbejdsgange og opgaver indenfor det administrative område
• Bistå kollegaer i arbejdsfællesskabet med operationel kommunikation og formidling
• Arbejder ind i basisdrift (aftaler, indskrivning, bogføring, opkrævning, kursusadministration, lønoprettelser, intranet og hjemmeside, indkøb, kalendergymnastik, kontor- og telefonpasning m.m.) og varierende ad-hoc opgaver
• Indgår i kvalitetskontroller af basisdrift

Din baggrund

• En relevant uddannelse administrativ uddannelse (eksempelvis kontoruddannelse, administrationsbachelor eller lignende)
• Erfaringer og organisationsforståelse fra stor og kompleks organisation vægtes højt
• Erfaring med offentlig administration vægtes højt
• Stor lyst til og erfaring med bredde i opgaverne vægtes højt
• Du navigerer sikkert og erfarent i diverse IT-systemer, og du har systemforståelse til at løse opgaven bedst muligt med det rigtige system. (MS office-pakken, journaliseringssystemer og diverse administrative systemer eksempelvis OPUS, SBSYS, Cura)
• Erfaring med digitalisering er en fordel

Vi tilbyder dig
Vi er en organisation i forandring, hvor vi arbejder i en “flad” struktur og beslutninger træffes i et samarbejde af medarbejdere, som har den relevante viden og kompetencer. I [xxxxx]s By- og vejskilte, kan du læse om ramme og retning for vores opgaver. Ligesom du kan læse, hvordan vi arbejder formålsdrevet og organiserer os i ”Cirkler”, hvor vi kvalificerer beslutninger via rådføring, roller og mødestrukturer.

Du bliver en del af et tværfagligt miljø, hvor kulturen er præget af stort engagement og dedikation i forhold til at gøre en forskel for beboere og kollegaer. Du indgår i et fagligt fællesskab, hvor du i tæt samarbejde med 9 administrative kollegaer løser mangfoldige opgaver, hvor hjælpsomhed og faglig sparring prioriteres højt. Der er i jobbet flekstid og mulighed for hjemmearbejde, og arbejdspladsen har Danmarks bedste beliggenhed i naturskønt område i Skanderborg. Vi har kontorfaciliteter sammen, og samarbejder tæt, med konsulenter fra Sølunds Lærings- og Videnscenter.

Ansættelsesproces

Ansøgningsfrist
13. juni 2024 kl. 8.00.

1. samtale
18. juni 2024.

Tiltrædelse
1. august 2024.

Hvis vi vurderer der er behov for en 2. samtale, vil det ske den 19. juni 2024 inden for tidsrummet kl. 8.00-12.00.

Valg af kandidat til stillingen sker med udgangspunkt i den rette kombination af kompetencer, personlighed erfaring og match ind i arbejdsfællesskabet. Ansættelsesudvalget består af tre personer der tilsammen repræsenterer faglighed, opgaver, samarbejde og ledelse. I ansøgningsprocessen skal du give løsningsforslag til en case.

Øvrige oplysninger
Stillingen er på 37 timer ugentlig.
Løn og ansættelse sker på overenskomstmæssige vilkår og forhandles med forhandlingsberettigede organisation (HK).
Ved eventuel ansættelse indhentes referencer samt straffeattest.

Hvis du ønsker at høre mere
om stillingen, kan du kontakte Britt Bach Madsen, leder af sekretariatet på [xxxxx] eller telefon[xxxxx].
Alle henvendelser behandles naturligvis fortroligt.

CV samt dokumentation for uddannelse, kompetencer og erfaring vedlægges ansøgningen.

[xxxxx] er Danmarks Største botilbud for voksne med betydelige og varige psykiske og fysiske funktionsnedsættelser. Siden 1935 har Sølund været et fællesskab for unikke og finurlige mennesker.

samt dygtige og kreative medarbejdere, som hver dag insisterer på at skabe gode liv for beboerne også når kompleksiteten er høj. Vi har historien med os, samtidig med at vi ambitiøst udvikler nytænkende og vidensbaserede rammer for både beboere og medarbejdere.

[xxxxx] består af 13 boenheder og Sølunds Aktivitetscenter. Det er her beboerne lever deres liv og er derfor organisationens omdrejningspunkt. I [xxxxx] har vi både videnscenter, sundhedsgang med lægeklinik, sygepleje, fysioterapi og psykiater, teknisk afdeling, rengøring og sekretariatet som understøtter med konsulentbistand og administration. Tilsammen er vi 750 kollegaer som samarbejder på tværs af fagligheder og opgaver hele døgnet rundt. Du finder flere oplysninger om [xxxxx] på [xxxxx]

I Skanderborg Kommune ser du flere barnevogne, træer og søer end andre steder i landet. Her er udsigt. Ikke kun til Danmarks smukkeste natur, men også til aktive lokalsamfund, vækstvirksomheder og et foreningsliv i særklasse. Som arbejdsplads er Skanderborg Kommune kendt for flad struktur og højt til akustikloftet. Velkommen til naturligt overskud.
Kilde: [xxxxx]